Prepara tu presentación: antes, durante y después

Prepara tu presentaciónCuando se habla sobre presentaciones públicas, solemos poner el foco en los aspectos clave, a la hora de prepararla. Pero, ¿qué pasa después? Es fácil caer en el error de pensar que preparar una buena presentación acaba justo ahí: cuando ya te lo sabes todo, has ensayado tu discurso y has preparado tu Power Point (¿conoces Prezi?). Esa es solo la primera parte; después hay que salir ahí e incorporar a tu maravilloso discurso todos aquellos elementos en los que no habías caído: Sigue leyendo

Comunicación y entornos colaborativos

La Comunicación, una herramienta clave en entornos colaborativos

La Comunicación, una herramienta clave en entornos colaborativos

Estamos inmersos en un escenario de cambio, a todos los niveles. Las nuevas tecnologías posibilitan y exigen nuevos modos de trabajar y de relacionarse, algo que afecta directamente al modo en que gestionamos las herramientas de Comunicación a nuestro alcance.

Este nuevo contexto está resultando muy enriquecedor; nos ha hecho tomar conciencia de que somos individualmente responsables de lo que nos ocurre como grupo (lo que yo hago, influyen en lo que nos pasa a todos; seamos tres o un millón de personas). Pero también ha activado uno de los mayores elementos de bloqueo para el individuo: el rechazo a asumir la propia responsabilidad.

El rechazo desemboca en miedo y por tanto en parálisis/estancamiento, pero solo si nos adaptamos al cambio, nuestro proyecto podrá salir adelante, crecer y dar lugar a otros nuevos.

Esa adaptación, aplicada a los nuevos entornos colaborativos, pasa por implantar una buena estrategia de Comunicación Eficaz.

Necesitamos a personas lo bastante involucradas, como para no quedarse en hacer lo que tienen que hacer, sino que den un paso más allá y adelanten soluciones a problemas que aún no han llegado, para que no se produzcan.

¿Cómo se está implementando ese cambio de escenario?

“Dime y olvidaré; muéstrame y quizá recuerde; involúcrame y entenderé”

En muchos casos, perpetuando las malas prácticas y lo que es peor, disfrazándolas de cambio aparente:

  • Misión, visión, valores… de cartón piedra. Además de quedar bonito, como apartado en la Web corporativa tienen que tener algo más detrás. El soporte de estos tres elementos es lo que nos hace fuerte como marca, pero requiere un ejercicio intenso de autoconocimiento, para poder establecer una estrategia, acorde a mis valores y objetivos, y lo más importante, saber transmitirlos. Si no sé quién soy, difícilmente podré construir una marca, y mucho menos hacer que mis colaboradores la interioricen como propia y se pongan la camiseta.
  • Desconocimiento del capital humano. ¿Conozco bien a mis empleados y colaboradores? ¿Qué espero de ellos? ¿Qué esperan ellos del proyecto? ¿Qué grado de implicación pueden asumir y cómo hago para que se sientan comprometidos para sacarlo adelante?
    Durante un evento de Networking sobre los pormenores del emprendimiento, un asistente realizó una apreciación, bajo mi punto de vista, muy acertada: “Yo lo que quiero es que mis jefes me exploten, pero que me exploten bien”. Esto es, nos gusta sentirnos útiles, saber que nuestras capacidades son importantes para el desarrollo de un proyecto y no estar desaprovechados en un rincón, calentando la silla.
  • Falta de transparencia. La política de hechos consumados es una mala práctica. Si me dices que tenemos que apretarnos el cinturón, porque son tiempos malos y no me explicas exactamente en qué situación nos encontramos, y tampoco cuentas con mi opinión al respecto, desconfiaré de ti y sentiré que, sencillamente no te importo un carajo y que lo único que quieres es salvar tu culo y el Audi en el que lo desplazas.
    Máxime, si todos los signos externos apuntan a que tú y los otros jefes no habéis hecho esfuerzo alguno que os repercuta negativamente.
  • Incoherencia entre lo que se dice y lo que se hace. Expresar, como colaborador, una necesidad o proponer algo a quien tenga el poder de decisión; decirle que lo solucionarás, ofrecerle buenas palabras y… no hacer absolutamente nada. La desmotivación y pérdida de credibilidad de tu equipo es un precio muy caro a costa de sostener un liderazgo jerárquico, en donde pesa más un organigrama, que las personas que lo integran, aunque no figuren en él.
  • El conocimiento, ese tesoro… Enterrado. Además de las personas de tu red, lo que hace más competitiva a una entidad es su conocimiento. Y, como dice Elsa ‘Duquelsa’ (@duquelsa19) “Lo que no se comparte, se pierde”. Ese celo interdepartamental, donde parece que guardaran el Santo Grial es uno de los peores cánceres en cualquier entorno organizacional. El conocimiento compartido es el mayor activo de cualquier organización.
  • Rumore, rumore: Puede que no le des importancia a la comunicación, pero eso no significa que no exista. Si tú no tomas las riendas sobre el tipo de mensajes que quieres transmitir a tu equipo ni sobre el modo de hacerlo, tu marca será pasto de la rumorología. Esa falta de iniciativa y de claridad son caldo de cultivo para el miedo y la falta de compromiso: dos síntomas claros de que tienes todas las papeletas para que tu proyecto se vaya al traste.
  • Falta de información / Sobreinformación. Trabajando como directora de comunicación para un organismo público, mi mayor fuente de estrés era no llegar a reunir (en tiempo y forma) la información que me solicitaban los medios interesados. Mi trabajo dependía, en buena medida, de la colaboración de los distintos departamentos, y al final, en muchas ocasiones me veía suplicando datos o teniendo que buscarlos por mi cuenta, estableciendo canales de información alternativos (o sea, quemando a una o dos personas que tenían disposición de colaborar). O lo que era aún peor, me facilitaban los datos que pedía, unidos a otras tropecientas páginas (escritas en sánscrito) entre las que discriminar la información y convertirla en algo inteligible para el ciudadano de a pie.
    El estrés, la falta de recursos para cumplir con lo que se supone que entraba dentro de mis funciones como responsable de comunicación; la sensación de que la marca/imagen del organismo dependía, en cierto modo de mis actuaciones, sin tener margen de maniobra para positivarla…. ¿Resultado? Un entorno laboral muy complejo y estresante en el que algunas personas, en un intento absurdo de blindarse (no se sabe muy bien contra qué o contra quién)echaban por tierra la posibilidad de poner en valor su trabajo y el de su equipo.
  • Protocolos que dificultan, en vez de potenciar una comunicación eficaz. Como por ejemplo, el envío indiscriminado de mails con copia a todo Dios. Consecuencia: se ralentizan los procesos y  saturan a quienes no necesitan esa información, y obligan a quien lo envía a invertir un buen rato en redactar el texto que llegará a un compañero, un jefe de departamento, un presidente… 
  • Miedo a las redes sociales: un uso estratégico de las redes sociales da relevancia a la organización; permite anticiparse a posible crisis de reputación y crea vínculos emocionales con los miembros del equipo. Ese temor de muchos ‘jefes’ a usar y aprovechar los beneficios del Social Media conlleva la pérdida de oportunidades de crecimiento y se transmite a los miembros del equipo que, lejos de ejercer como embajadores de marca, evitan hacer cualquier comentario que les comprometa con la empresa (tanto para bien como para mal). 

Los colaboradores necesitan conocer y comprender su organización. Necesitan saber cómo evoluciona su entorno y estar informados sobre las estrategias de cambio y de futuro. Necesitan sentirse escuchados y que sus opiniones y sugerencias se aplaudan, reconozcan y se tomen en cuenta. Necesitan del diálogo y del intercambio de conocimiento. Necesitan sentirse  conectados e integrados en el proyecto empresarial, por el tiempo que sea. Esos son los colaboradores que cualquier organización necesita.