¿Sabes hacer una presentación?

No deja de sorprenderme la actitud pobre y la escasa preparación de algunos ponentes en jornadas, charlas, presentaciones… Sin ir más lejos, hace unos días, en un contexto de inauguración, el representante institucional de turno, se lució leyendo un soporífero discurso de clausura en el que lo único reseñable a su favor, fue ponerse de pie para dirigirse a los allí presentes.

Teniendo en cuenta que el acto simbolizaba la apertura de un programa de actividades, escuchar de boca de ese buen hombre dar las gracias a todas las personas que habían participado en algo que aún estaba por ocurrir, me hizo sentir testigo privilegiado de un suceso digno de ser contado en Cuarto Milenio: ‘La inquietante crónica del futuro pasado’.

Tal como se desarrolló el desacierto discursivo del señor que hablaba, parecía que había ocurrido lo siguiente:

1. Cargo público encomienda a su secretaria la redacción del discurso.
2. Secretaria coge un documento de años anteriores que ella misma ha redactado al más puro estilo administrativo y lo refrita, cambiando fechas y algún otro dato con el que maquillar las ojeras del copypaste.
3. Cargo público se lo pide media hora antes de su exposición, coge la hojita y sale puntualmente a recitarlo, cual niño que lee su poema sobre las estaciones en el festival de Navidad del cole. 
4. Cargo público se siente orgulloso de su hazaña, tras recibir el caluroso aplauso del auditorio y piensa para sí: ‘¡Qué bien hablo, co—nes!’

Podría considerarse algo gracioso, anecdótico…, pero caray, a mí me resulta preocupante constatar la desidia que transmiten muchas personas a la hora de preparar una intervención pública. Sobre todo, cuando forma parte habitual de su trabajo, como es el caso.

Vale que nuestro sistema educativo (al menos el que a mí me tocó) no fomentaba en absoluto el desarrollo de habilidades comunicativas; vale también que la falta de práctica y de preparación para solventar ese hándicap suele derivar en un círculo vicioso donde la ansiedad que genera en algunas personas la sola idea de imaginarse hablando ante otros hace las veces de freno, en vez de constituir un motivo para solucionarlo.

Pero lo que no vale es salir habitualmente a la palestra, cobrar por ello (directa o indirectamente) y no molestarte ni un poco en preparar algo digno para ti y, sobre todo, para las personas que estarán escuchándote.

Colin Firth, a punto de soltar la chapa en ‘El discurso del Rey’.

No hace falta convertirse en un orador profesional ni contratar al logopeda de Colin Firth en ‘El discurso del Rey’, pero hay algunos aspectos básicos que solo requieren un poco de consideración por parte de quien se dirige a una audiencia –sea esta grande o pequeña-. A saber:

• Cada presentación debe ser única. Una cosa es aprovechar contenido o la estructura de presentaciones anteriores y otra, bien distinta, mantener siempre el mismo powert point, cambiando solo algunos números o fechas. Quizá nadie se haya atrevido a decírtelo, pero tu presentación perpetua les parece aburrida e infumable. El aplauso que te dan es pura cortesía. Su modo de darte las gracias por proporcionarles un tema de conversación con el que hablar con la persona de al lado.
•  Sabemos leer, gracias. La gente ha ido a escucharte, no a leer un tocho de texto en tus diapositivas. El contenido de la pantalla debe ser una guía, no tu discurso completo. Para eso, se lo mandas por mail y no les haces perder el tiempo.
• Imágenes o cuadros que no vienen al caso. Rellenar con fotos de gatitos, vídeos eternos y cuadros de cifras ilegibles no aporta más que ruido a tu presentación. El contenido gráfico debe tener un sentido, aportar valor a la narración.
• Interactúa con tu audiencia. Son personas, no bultos sospechosos. Algunos ponentes salen a recitar lo que traen aprendido de casa, en vez de a contar una historia. Si quieres que te escuchen, debes provocar esa interacción, hablarles a ellos, no al techo, al papel o al atril.
• Haz caso a Guy. Y usa la regla del 10/20/30. Esto es, 10 diapositivas para 20 minutos de presentación, usando un tamaño de fuente legible, de 30 puntos o mayor, según la fuente que hayas escogido. Insisto en lo de los 20 minutos de presentación. Si los organizadores te han dicho que tienes más tiempo, úsalo generando debate o conversación en el auditorio. Resulta frustrante escuchar una presentación sobre un tema que te interesa y no poder hacer preguntas a los ponentes, por falta de tiempo. Además, las presentaciones largas aburren y merman la calidad del contenido.
• Cuidado con la improvisación. En tres de las cuatro últimas ocasiones en las que asistí a alguna presentación, varios ponentes se jactaban de haber ido allí sin preparar nada. Quizá pensaran que eso ponía de manifiesto su talento para improvisar, pero a mí lo que me transmitieron fue un absoluto desinterés y desconsideración por el acto al que habían sido invitados y por las personas allí presentes. Puedes improvisar cuando dominas tanto un tema que juegas con él, lo disfrutas y así lo transmites. Pero no te confundas, es la ignorancia la que habla por ti al sentirte tranquilo y orgulloso de ir sin nada preparado y encima, contarlo sin ningún rubor.
• Sonríe y agradece. Por muy serio que sea el tema sobre el que hables, una presentación no debe convertirse en un velatorio. Sonreír no te va a desprestigiar y hacerlo, de un modo adecuado (tampoco se trata de estar hablando con la sonrisa del mono sabio) te ayudará a empatizar con el público. Por supuesto, y aunque parezca obvio, agradece sinceramente su asistencia y su interés. No me refiero a dar las gracias con un smiley en la última diapositiva de tu power point, sino a una despedida cálida y sincera. La despedida es importante, un mal cierre puede dar al traste con todo el trabajo previo, así que conviene cuidar también este detalle.

Y hay barca pa’ seguir, esto es solo un esbozo. Desde luego, merece la pena molestarse un poco en mejorar nuestras habilidades de comunicación y darle la importancia que merece. Porque ya no se trata solo de librar una vez al año nuestra intervención en unas jornadas, sino del modo en que nos desenvolvemos en cualquier contexto que tenga que ver con las relaciones interpersonales. Y eso al final, lo es todo.