¿Sabes hacer una presentación?

No deja de sorprenderme la actitud pobre y la escasa preparación de algunos ponentes en jornadas, charlas, presentaciones… Sin ir más lejos, hace unos días, en un contexto de inauguración, el representante institucional de turno, se lució leyendo un soporífero discurso de clausura en el que lo único reseñable a su favor, fue ponerse de pie para dirigirse a los allí presentes.

Teniendo en cuenta que el acto simbolizaba la apertura de un programa de actividades, escuchar de boca de ese buen hombre dar las gracias a todas las personas que habían participado en algo que aún estaba por ocurrir, me hizo sentir testigo privilegiado de un suceso digno de ser contado en Cuarto Milenio: ‘La inquietante crónica del futuro pasado’.

Tal como se desarrolló el desacierto discursivo del señor que hablaba, parecía que había ocurrido lo siguiente:

1. Cargo público encomienda a su secretaria la redacción del discurso.
2. Secretaria coge un documento de años anteriores que ella misma ha redactado al más puro estilo administrativo y lo refrita, cambiando fechas y algún otro dato con el que maquillar las ojeras del copypaste.
3. Cargo público se lo pide media hora antes de su exposición, coge la hojita y sale puntualmente a recitarlo, cual niño que lee su poema sobre las estaciones en el festival de Navidad del cole. 
4. Cargo público se siente orgulloso de su hazaña, tras recibir el caluroso aplauso del auditorio y piensa para sí: ‘¡Qué bien hablo, co—nes!’

Podría considerarse algo gracioso, anecdótico…, pero caray, a mí me resulta preocupante constatar la desidia que transmiten muchas personas a la hora de preparar una intervención pública. Sobre todo, cuando forma parte habitual de su trabajo, como es el caso.

Vale que nuestro sistema educativo (al menos el que a mí me tocó) no fomentaba en absoluto el desarrollo de habilidades comunicativas; vale también que la falta de práctica y de preparación para solventar ese hándicap suele derivar en un círculo vicioso donde la ansiedad que genera en algunas personas la sola idea de imaginarse hablando ante otros hace las veces de freno, en vez de constituir un motivo para solucionarlo.

Pero lo que no vale es salir habitualmente a la palestra, cobrar por ello (directa o indirectamente) y no molestarte ni un poco en preparar algo digno para ti y, sobre todo, para las personas que estarán escuchándote.

Colin Firth, a punto de soltar la chapa en ‘El discurso del Rey’.

No hace falta convertirse en un orador profesional ni contratar al logopeda de Colin Firth en ‘El discurso del Rey’, pero hay algunos aspectos básicos que solo requieren un poco de consideración por parte de quien se dirige a una audiencia –sea esta grande o pequeña-. A saber:

• Cada presentación debe ser única. Una cosa es aprovechar contenido o la estructura de presentaciones anteriores y otra, bien distinta, mantener siempre el mismo powert point, cambiando solo algunos números o fechas. Quizá nadie se haya atrevido a decírtelo, pero tu presentación perpetua les parece aburrida e infumable. El aplauso que te dan es pura cortesía. Su modo de darte las gracias por proporcionarles un tema de conversación con el que hablar con la persona de al lado.
•  Sabemos leer, gracias. La gente ha ido a escucharte, no a leer un tocho de texto en tus diapositivas. El contenido de la pantalla debe ser una guía, no tu discurso completo. Para eso, se lo mandas por mail y no les haces perder el tiempo.
• Imágenes o cuadros que no vienen al caso. Rellenar con fotos de gatitos, vídeos eternos y cuadros de cifras ilegibles no aporta más que ruido a tu presentación. El contenido gráfico debe tener un sentido, aportar valor a la narración.
• Interactúa con tu audiencia. Son personas, no bultos sospechosos. Algunos ponentes salen a recitar lo que traen aprendido de casa, en vez de a contar una historia. Si quieres que te escuchen, debes provocar esa interacción, hablarles a ellos, no al techo, al papel o al atril.
• Haz caso a Guy. Y usa la regla del 10/20/30. Esto es, 10 diapositivas para 20 minutos de presentación, usando un tamaño de fuente legible, de 30 puntos o mayor, según la fuente que hayas escogido. Insisto en lo de los 20 minutos de presentación. Si los organizadores te han dicho que tienes más tiempo, úsalo generando debate o conversación en el auditorio. Resulta frustrante escuchar una presentación sobre un tema que te interesa y no poder hacer preguntas a los ponentes, por falta de tiempo. Además, las presentaciones largas aburren y merman la calidad del contenido.
• Cuidado con la improvisación. En tres de las cuatro últimas ocasiones en las que asistí a alguna presentación, varios ponentes se jactaban de haber ido allí sin preparar nada. Quizá pensaran que eso ponía de manifiesto su talento para improvisar, pero a mí lo que me transmitieron fue un absoluto desinterés y desconsideración por el acto al que habían sido invitados y por las personas allí presentes. Puedes improvisar cuando dominas tanto un tema que juegas con él, lo disfrutas y así lo transmites. Pero no te confundas, es la ignorancia la que habla por ti al sentirte tranquilo y orgulloso de ir sin nada preparado y encima, contarlo sin ningún rubor.
• Sonríe y agradece. Por muy serio que sea el tema sobre el que hables, una presentación no debe convertirse en un velatorio. Sonreír no te va a desprestigiar y hacerlo, de un modo adecuado (tampoco se trata de estar hablando con la sonrisa del mono sabio) te ayudará a empatizar con el público. Por supuesto, y aunque parezca obvio, agradece sinceramente su asistencia y su interés. No me refiero a dar las gracias con un smiley en la última diapositiva de tu power point, sino a una despedida cálida y sincera. La despedida es importante, un mal cierre puede dar al traste con todo el trabajo previo, así que conviene cuidar también este detalle.

Y hay barca pa’ seguir, esto es solo un esbozo. Desde luego, merece la pena molestarse un poco en mejorar nuestras habilidades de comunicación y darle la importancia que merece. Porque ya no se trata solo de librar una vez al año nuestra intervención en unas jornadas, sino del modo en que nos desenvolvemos en cualquier contexto que tenga que ver con las relaciones interpersonales. Y eso al final, lo es todo.

El ataque de los muñecos parlantes

Esta mañana me ha llamado una amiga, muy agobiada por tener que sustituir a su jefe en una presentación pública sobre la actividad de su empresa. Le pregunté cuál era el problema. En seguida la comprendí: la exposición es mañana y todo el material de que dispone es un documento en Power Point reciclado de años anteriores, lleno de gráficas y estadísticas ininteligibles. El único consejo que he podido darle es que intente humanizar la información al máximo posible y empatizar, utilizando para ello todos los recursos a su alcance, con su público.

A tenor del caso de mi amiga, aprovecho para compartir con vosotros un artículo que publiqué en EspaciosBlog sobre la importancia de la audiencia, como elemento clave, a la hora de elaborar y realizar una presentación, sea ésta del tipo que sea.

Imagen de la película ‘Dead of Night’.

En nuestro día a día, surgen continuas ocasiones para hablar en público. Es algo, para lo que, en general, no nos sentimos conscientemente preparados y a menudo, nos aterra la idea de ponernos ante un auditorio, sea grande o pequeño. De sólo pensarlo, nos entra el tembleque, sudores fríos, angustia que se manifiesta como un puñetazo en la boca del estómago… Si pudiéramos, venderíamos nuestra alma al diablo para evitar pasar el trago… ¿Te suena esta sensación?

Da igual cuál sea el contexto: un examen oral; una charla; una presentación para los jefes de tu empresa o un posible cliente; un discurso de cierre o apertura en una ceremonia… En realidad, si te paras a pensar, cada día nos exponemos hablando ante los demás, aunque sea para pedir una barra de pan en la tienda de la esquina.

Bien, puede que sientas mucha ansiedad antes, durante y después de hacer tu intervención, pero eso no te va a librar de ella; así que, no malgastes tu energía, recreándote en tus inseguridades e inviértela en preparar una presentación que tenga sentido para ti, pero sobre todo para tu audiencia (esté formada por cuatro o por cuatrocientas personas).

Respetar al respetable

Al igual que se nos presentan multitud de ocasiones para hablar ante otros, tenemos aún más experiencia del otro lado, como público. Ése es el rol más importante a tener en cuenta para preparar una exposición que sirva de algo, más allá de rellenar, como sea, tu tiempo de intervención.

Haz memoria y piensa en las últimas presentaciones a las que has asistido como público. Habrá algunas que te habrán gustado y otras en las que has aguantado en la sala hasta el final, porque no te quedaba más remedio o porque no elegiste el asiento del pasillo y te daba corte levantar a toda la fila para poder huir de allí.

De las que te hayan gustado, ¿qué es lo que mantuvo tu atención? ¿Qué pensabas de esa persona mientras hablaba? Seguro que no se te pasó por la cabeza ninguno de los juicios a los que te sometes a ti mismo, cuando te imaginas hablando en público. Incluso, aunque el ponente sufriera un percance (como darse cuenta de que lleva la bragueta abierta), si era un buen orador, habrá sabido utilizarlo para conectar aún más con su público, ya que algo así le puede pasar a cualquiera. La debilidad nos hace humanos, nos acerca a los otros, genera confianza, nos iguala.

Y ahora, haz el ejercicio contrario. Piensa en esa presentación en la que, a pesar de lo prometedor o relevante del tema, resultó tediosa e interminable. En esa ocasión, en que te has sentido atrapado en el bucle de un Power Point imposible, lleno de gráficas y diagramas ininteligibles o fuera de contexto. Todo ello aderezado con la monótona explicación que emergía de la boca de un muñeco parlante, cuyas pilas parecían no agotarse nunca. En estos casos, sales de la charla con la sensación de que te han tomado el pelo. Has malgastado tu tiempo, tu dinero o, a lo peor, las dos cosas.

En ambas situaciones, la clave reside en cómo el ponente conecta con su público. No es tanto, dominar a la perfección el arte de la oratoria, como de conocer mínimamente al otro y ponerse en su lugar.

Hay otros muchos factores a tener en cuenta a la hora de preparar una charla que no se convierta en una tortura, pero mostrar consideración hacia tu audiencia, es la mejor garantía de que tu propuesta llegará, será comprendida y aportará algún valor. De ese modo, tu tiempo, nervios y esfuerzo habrán servido para algo más que para convertirte en protagonista de un nuevo episodio del terrible ataque de los muñecos parlantes.